Deschiderea unui nou sediu presupune mai multe pregatiri inainte ca echipa sa isi inceapa activitatea. Mobilierul trebuie asezat, echipamentele instalate, iar incaperile pregatite pentru modul in care vor fi folosite. Finalizarea acestor pregatiri din timp poate face primele zile mai usor de gestionat.
Curatenia este si ea una dintre activitatile care trebuie avute in vedere. Dupa amenajare, transportul mobilierului sau instalarea echipamentelor poate fi mult praf, diverse ambalaje si urme de murdarie. Atunci cand volumul de lucru este mare, colaborarea cu firme de curatenie Bucuresti poate fi una dintre optiunile luate in calcul pentru pregatirea locatiei inainte de deschidere.
Mai sunt insa si alte aspecte care trebuie rezolvate. Angajatii au nevoie de posturi de lucru functionale, zonele comune trebuie pregatite, iar modalitatea de acces in cladire trebuie stabilita. O lista realizata inainte de mutare ajuta la urmarirea tuturor acestor activitati.
Pregateste fiecare incapere pentru modul in care va fi folosita
Inainte de deschidere, o companie poate apela la servicii de curatenie birouri pentru indepartarea prafului si a urmelor ramase dupa amenajare sau mutare. Operatiunile pot fi stabilite in functie de suprafetele existente si de starea fiecarei incaperi. Astfel, birourile, salile de sedinta si celelalte zone pot fi pregatite inainte de sosirea angajatilor.
Mobilierul si echipamentele trebuie, de asemenea, asezate astfel incat oamenii sa poata folosi incaperile fara alte modificari importante in primele zile. Birourile, scaunele, calculatoarele si echipamentele comune pot fi verificate inainte ca echipa sa se mute efectiv.
Este util sa fie pregatite separat si locuri care au alte functii precum:
- Receptia si zona destinata vizitatorilor
- Salile de sedinta
- Bucataria sau locul pentru pauze
- Grupurile sanitare
- Spatiile pentru depozitare
- Holurile si caile de acces
Fiecare zona poate fi pregatita in functie de activitatea pentru care va fi folosita. De exemplu, in sala de sedinta pot fi verificate echipamentele necesare pentru prezentari, iar in bucatarie pot fi asezate obiectele de care angajatii vor avea nevoie in timpul pauzelor.
Organizeaza lucrurile de care echipa are nevoie
Un sediu nou trebuie sa fie pregatit si pentru activitatea obisnuita a angajatilor. Materialele de birou, consumabilele si obiectele folosite in comun trebuie aduse si asezate in locuri usor accesibile. Este mai simplu ca aceste pregatiri sa fie facute inainte de prima zi de lucru.
Trebuie stabilit si unde vor fi pastrate diferitele materiale. Hartia si alte produse pentru birou, obiectele pentru bucatarie sau rezervele necesare in grupurile sanitare pot avea locuri separate. Astfel, angajatii pot gasi mai usor ceea ce folosesc in mod obisnuit.
Inainte de deschidere pot fi verificate mai multe elemente. Iata ce anume:
| Ce trebuie pregatit | Descriere |
| Salile de sedinta | Mesele, scaunele si echipamentele pentru prezentari |
| Bucataria | Obiectele si produsele necesare angajatilor |
| Grupurile sanitare | Produsele necesare pentru utilizarea zilnica |
| Receptia | Mobilierul si elementele necesare primirii vizitatorilor |
| Depozitarea | Locurile pentru materiale si consumabile |
Pregatirea acestor elemente inainte de deschidere permite si identificarea eventualelor lipsuri sau probleme care mai trebuie rezolvate. In acest fel, ele pot fi remediate inainte ca echipa sa inceapa activitatea in noul sediu.
Fa o ultima verificare inainte de deschidere
Cu putin timp inainte ca noul sediu sa fie folosit, este utila o verificare a intregii locatii. Scopul nu este sa fie reluate toate pregatirile, ci sa fie identificate lucrurile care au ramas nerezolvate. Verificarea poate incepe de la intrare si poate continua prin toate incaperile care urmeaza sa fie folosite.
Pentru ca nimic important sa nu fie omis, pot fi urmarite cateva aspecte concrete:
- Mobilierul este asezat in locurile stabilite
- Echipamentele necesare sunt instalate si functioneaza
- Ambalajele si obiectele ramase dupa mutare au fost indepartate
- Produsele si consumabilele necesare sunt disponibile
- Accesul in cladire este stabilit pentru angajati
- Echipa a primit informatiile necesare despre noul sediu
Daca in timpul verificarii sunt observate probleme, acestea pot fi repartizate persoanelor responsabile si rezolvate inainte de sosirea angajatilor. In acest fel, primele ore de lucru nu trebuie folosite pentru mutarea mobilierului, cautarea unor produse sau finalizarea altor pregatiri.
Primele zile sunt mai simple atunci cand pregatirile sunt facute din timp
Un sediu nou trebuie sa fie gata pentru activitatea care urmeaza sa se desfasoare acolo. Curatenia, amenajarea posturilor de lucru, pregatirea zonelor comune si verificarea echipamentelor sunt cateva dintre activitatile care pot fi finalizate inainte de deschidere.
O lista clara si o ultima verificare ajuta la identificarea lucrurilor care mai lipsesc. Astfel, in prima zi, angajatii se pot concentra asupra activitatii lor, fara sa fie nevoiti sa rezolve pregatiri care puteau fi facute din timp.
